Hoe wij omgaan met gegevens
Uitgangspunt: Het bestuur van de Stichting Wereldwinkel Zuidlaren baseert haar onderstaand privacybeleid op wettelijke regels en uitgangspunten, zoals beschreven in Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
De Stichting registreert persoonsgegevens van:
- vrijwilligers die zijn verbonden aan de stichting
- klanten van de stichting
- leveranciers van de stichting
- relaties van de stichting
Doel registratie persoonsgegevens:
De stichting registreert van bovenstaande personen uitsluitend die persoonsgegevens die van belang zijn om de doelstellingen van de stichting te kunnen realiseren.
Verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens:
Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens.
Welke gegevens worden in het bestand opgenomen?
Van bovengenoemde personen worden onderstaande gegevens geregistreerd:
- naam
- adres, postcode en huisnummer
- emailadres
- telefoonnummer
- geboortedatum (enkel van vrijwilligers van de stichting)
- bankrekeningnummers van vrijwilligers i.v.m. declaratie onkosten of indien er op rekening wordt gekocht
- bankrekeningnummers van leveranciers
Bewaren van gegevens:
- vrijwilligersovereenkomsten en evaluatieverslagen worden bewaard in een archief waar alleen bestuursleden toegang toe hebben. Deze gegevens worden uiterlijk 2 jaar na het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst vernietigd.
- Van de oud-medewerkers wordt een bestand bijgehouden, waarin naam, adres en emailgegevens worden bewaard.
- In de winkel ligt een lijst met namen, adressen en telefoonnummers van de vrijwilligers.
Informatie over persoonsgegevens aan belanghebbenden:
Nieuwe vrijwilligers, klanten, leveranciers en relaties, worden bij aanmelding geïnformeerd over het privacybeleid van de stichting en verwezen naar de website voor de inhoud van het beleid. Daarnaast geven zij bij aanmelding schriftelijk toestemming voor het beheer van hun persoonsgegevens door de stichting. Geregistreerde personen kunnen hun gegevens te allen tijde opvragen bij het secretariaat van de stichting.
Bescherming van gegevens:
De stichting maakt van bestanden die persoonsgegevens bevatten geen kopieën ten behoeve van derden of voor een ander gebruik dan waarvoor de gegevens verstrekt zijn. Vrijwilligersovereenkomsten worden beheerd door de vrijwilligerscoördinator. Het secretariaat heeft ook toegang tot deze gegevens.
Beheer van de gegevens:
Het dagelijkse beheer en verwerking van persoonsgegevens is neergelegd bij het secretariaat. Er zijn door het stichtingsbestuur geen afspraken gemaakt met externe partijen over het verwerken van persoonsgegevens. Er is daarom geen verwerkersovereenkomst.
Vragen en klachten:
Voor vragen en/of klachten over de registratie, de verwerking van persoonsgegevens of eventuele datalekken, kan door elke belanghebbende contact worden opgenomen met de voorzitter of secretaris van het bestuur van Stichting Wereldwinkel Zuidlaren. Het bestuur zal desgevraagd met de klager/vrager in gesprek gaan om te komen tot bevredigende antwoorden of oplossingen voor de klachten.